Není riziko jako riziko – různé tipy nástrah v projektovém řízení: Pár tipů pro jednodušší řízení rizik díky jejich efektivnímu rozdělení

Když jej uděláte hned na začátku, zvládnete řízení rizik jednodušeji a s větším přehledem. Naučíme vás, jak vám rozdělení hrozeb spolu s dobrým plánováním může pomoci dotáhnout projekt do zdárného konce bez nepříjemných překvapení.

Prevence je vždy mnohem lepší než hašení požárů. Žádný projektový manažer by se i proto v čase koronakrize neměl pouštět do nových projektů bez poctivé identifikace a vyhodnocení možných rizik.

Jistě, ne všechno jde naplánovat – rok 2020 nám to, ostatně, jasně demonstroval. Ale třeba vývoj koronakrize a její dopad na byznys už je něco, co v tomto roce do identifikace rizik zahrnout můžete.

Ale aby množství potencionálních hrozeb nevytvářelo chaos, je dobré si je na začátku zorganizovat – ideálně, když na to použijete nástroj, který je všechny zpřehlední. To by, ostatně, mělo být součástí vašeho plánu na řízení projektových rizik. Podívejme se tedy na základní typy rizik a jejich rozdělení.

1. Základní rozdělení – interní a externí rizika

Některá interní rizika jsou vám zřejmě dobře známa. Potkáváte se s nimi při každém projektu, a tedy byste měli vědět, jak na ně reagovat. Možná jste si právě vzpomněli na kolegu, který sice připraví perfektní dizajn pro novou aplikaci, ale trvá mu to o třetinu déle, než slíbil při WBS.

Těžký návrat do reality po každoroční březnové lyžovačce taky nebude to pravé ořechové pro váš pečlivě naplánovaný Gantt. Celkově je pro vás snazší je zmírnit nebo i úplně eliminovat.

Externí rizika přicházejí, naopak, z prostředí mimo firmu a jako projektový manažer je dokážete ovlivnit jen do nízké míry anebo vůbec. „V noci se nám zasekl stroj a nestíháme vám ty materiály poslat načas, ale nejdřív příští týden, kdy jej opraví firma z Německa, která jediná má na to licenci.“

Ne, že bychom vám to přáli, ale rozhovor v podobném duchu jednou potká asi každého projekťáka. Ostatně, jedno takové riziko se v plné parádě ukázalo letos na celém světě.

2. Tři oblasti, kde se rizika nejčastěji projeví – náklady, čas a výkon

Cokoli, co ohrožuje váš stanovený rozpočet a schopnost řídit projekt dle schválených financí, je rizikem nákladů (z angl. cost risk). Asi všichni jsme čas od času nuceni upravovat rozpočet proto, abychom získali důležitého klienta.

Pak si ale kvůli snížené ceně schválíte s klientem budget, který počítá jenom s minimální rezervou. Ve výsledku si pak nemůžete dovolit téměř žádné pochybení či nebo nedorozumění v komunikaci, protože by mohlo významně ohrozit finanční úspěch projektu.

Časové riziko projektu souvisí se vším, co ohrožuje hladký průběh a dodávání jednotlivých deliveries včas. Hořící termíny se vám téměř neodvratitelně projeví na atmosféře v týmu a kvalitě výstupů. Občas se to na vás začne valit ze všech stran, ale tohle jsou tři příklady, se kterými se potkáte téměř určitě:

• „drobnosti navíc“ od vašeho klienta,

• „sick days“ člena vašeho týmu na poslední chvíli,

• zpoždění dodávky, na které jsou závislé další práce na projektu.

Připravte si scénář na to, jak tyto problémy eliminovat, a když už se dostaví, jak je odkomunikovat.

Při projektech je třeba mluvit i o výkonnostních rizikách. Výkon může být ovlivněn pozitivním i negativním způsobem, a to především ze strany stakeholderů, týmu a managementem očekávání.

Pokud nemáte dostatečnou podporu klienta, a zároveň kolegy na pokraji vyhoření a celý projekt navíc provázejí nerealistické nároky, výkon bude kolísavý a výsledek projektu taky. Proto je důležité identifikovat výkonnostní rizika včas. To se ale dá hezky zvládnout – v nové verzi Easy Projectu i totiž budete si moci jednotlivá rizika vizualizovat.

Díky tomu je snadněji přiřadíte rozdělíte na základě přiřazené důležitosti a budete mít v hrozbách přehled. Pak uvidíte, které je nutné řešit a které jsou jen drobnosti, nebo mají na řešení čas.

Shrnutí

Jednotlivá rizika nejsou autonomní; jsou vzájemně propojená. Ale žádný strach. Pokud je dokážete prioritizovat a udělat v nich pořádek, zůstanou opravdu jenom potenciálními hrozbami uvnitř vašeho softwaru pro projektové řízení.

Abyste jim mohli přiřadit správnou prioritu, jednoduše si připravíte přehlednou základní kategorizaci díky vizuálním nástrojům. Pak je už lehce oddělíte od projektových problémů a hravě si připravíte plán na to, jak rizika řídit.