Připravte si plán na řízení projektových rizik

Prostřednictvím risk managementu neboli řízení rizik sledují projektoví manageři hrozby spojené s jednotlivými projekty. Jedná se o jednu z klíčových činností při řízení projektů, která má zamezit tomu, aby se hrozby proměnily v problémy, a měly tak negativní dopady na projekt nebo výkon celé společnosti. .

Některá projektová rizika se nenaplní, ale jiná – jako třeba exekuce projektů v období volna – se notoricky podepisují na kvalitě našich projektů. Protože ale rizik spojených s každým projektem existuje celá řada, je potřeba si na jejich správné řízení připravit plán.

Z čeho se skládá plán na řízení rizik?

1. Identifikace rizik

Na začátku projektu je nutné se důkladně zamyslet nad všemi riziky, které se s projektem pojí nebo mohou vyvstat v průběhu. Některé se opakují nebo jsou spojené s nastavením vaší firmy, jiné se liší projekt od projektu. Proto doporučujeme vytvořit si archiv rizik, kam si ukládáte všechna rizika, se kterými jste se setkali.

K úspěšné identifikaci rizik je také nutné vzít v potaz perspektivu členů vašeho týmu i klienta. Na základě komunikace a skrze nástroje řízení projektu jako je Easy Project, pak můžete s celým týmem sdílet strukturovaný seznam rizik.

2. Vyhodnocení dopadu a pravděpodobnosti

Následuje fáze s podrobnou analýzou rizik, která se zaměřuje na možné kvalitativní i kvantitativní dopady, která rizika mohou mít, pokud by se projevila v průběhu projektu. Zároveň je také nutné určit pravděpodobnost, se kterou k nim může dojít. .

I zde je dobré vzít si na pomoc nástroje, například sdílenou tabulku, kde všichni zúčastnění budou moci sledovat jednotlivá rizika včetně informací o jejich pravděpodobnosti a dopadech.

3. Příprava reakcí

Třetí fáze má symbolicky tři základní náležitosti – eliminaci samotných rizik (nejlepší reakcí na riziko je jeho proaktivní odstranění), snížení pravděpodobnosti rizika a snížení jejich možných dopadů. Všechny tyto kroky si vyžádají čas a meetingy navíc, minimálně u notoricky se opakujících rizik, pramenících například z nedostatečných kapacit, se však dá předejít pozdějším problémům.

4. Určení zodpovědné osoby

Nejefektivněji se s hrozbami vypořádáme pomocí jasného určení zodpovědnosti za jednotlivá rizika. Je nutné si jasně říci, kdo nese zodpovědnost za danou hrozbu, která prošla sítem třetí fáze, a případně se postará o realizaci reakce dle plánu. Tito „vlastníci“ rizik musí vědět o své roli, stejně tak jako o nich musí vědět zbytek týmu.

5. Nalezení rozbušek

Některá rizika nemůžete eliminovat, ale prostou znalostí jejich spouštěcích mechanismů se můžete vyvarovat tomu, že se tyto hrozby promění ve skutečné problémy. I tyto aspekty rizik si proto mapujte, pokud to lze, tak si je kvantifikujte nebo hledejte jiné indikátory a sledujte jejich vývoj v průběhu projektu.

6. Záložní plán

Jednotlivá rizika, společně s jejich dopady a pravděpodobností se budou měnit v průběhu projektu. Součástí procesu na předvídání rizik by tak mělo být i plánování alternativních reakcí, kterými budete schopní prostřednictvím vašich nástrojů na řízení projektů odpovídat na ad-hoc rizika, která se objeví za pochodu.

7. Hlídání hranice rizikovosti

Některé projekty s sebou nesou zcela zásadní – de facto existenční – rizika. Pokud se tato z eventualit stanou skutečností, váš projekt je u konce. U těchto a obdobně závažných rizik je potřeba si s ostatními zainteresovanými subjekty nastavit jasnou hranici, která pokud je překročena, projekt je ukončen nebo zásadním způsobem přetransformován. .

Řízení rizik je proaktivní a reaktivní činností zároveň. Díky takto postavenému plánu a analýze rizik můžeme předvídat nebezpečí, a zároveň reagovat na hrozby, které vyvstávají v průběhu projektu.

Pokud vás tento článek zaujal, přečtete si ještě 6 byznysových hrozeb v roce 2020 a jak jim čelit díky řízení rizik, nebo si níže pusťte video o řízení rizik v našem softwaru pro projektové řízení Easy Project.