Proč by projektoví manažeři měli být i lídři v komunikaci

#1 Co znamená vést komunikaci

Jako projektový manažer byste se měli ujmout role lídra komunikace. Jste totiž jediná osoba, která je v kontaktu s každým, kdo na projektu pracuje. Protože mezi některými členy týmu zpravidla neexistují přímé komunikační kanály (např. tiskové studio – copywriter, UX/UI designer – poskytovatel hardwaru, nebo interiérový projektant – dodavatel klimatizace).

„7C“ je populární princip efektivní komunikace v projektovém řízení. Podle ní by komunikace měla být jasná (clear), stručná (concise), konkrétní (concrete), pravdivá = ověřená (correct), koherentní (coherent), úplná (complete) a zdvořilá (courteous). Dodržováním těchto „7C“ snížíte pravděpodobnost komunikačních nedorozumění, kdy ale nesmíte očekávat, že každý, s kým přijdete do kontaktu při řízení projektu, bude znát tyto zásady.

Jako lídr musíte být dostatečně asertivní. Jinak to na vás budou ostatní pálit ze všech stran, až se z vás stane vedoucí „oddělení stížností“. A proto pokud mají lidi z vašeho týmu mezi sebou něco nejasného, uspořádejte společnou schůzku nebo online hovor. Nezasahujte do toho, jen moderujte. Někdy je lepší nechat členy týmu, ať si sami vysvětlí, co nechápou.

“Stojíte uprostřed dvou stran, které mají
odlišný názor? Zorganizujte společnou schůzku,
kde si to obě strany co nejrychleji vysvětlí.“

#2 Nástroje pro organizování týmové komunikace

V článku o pravidlech pro fungující home office jsme popsali 6 nástrojů, které zpřehlední komunikaci mezi členy vašeho týmu: telefon, online hovor, chat, skupinový chat, sdílený kalendář a software pro řízení projektů. Ať už jde o interní, vzdálenou či kombinovanou spolupráci, tak všechno pořád platí, ale přidali jsme ještě novou mobilní aplikaci Easy Project.

#3 Komunikace jako motivační nástroj

Používání tzv. soft skills neznamená jen říkat lidem, že odvedli dobrou práci (i když to je taky důležité). Podívejme se, co vše se za tím skrývá:

1. Udržujte svůj tým informovaný. Představte si to jako denní tisk, díky kterému mají všichni přehled o tom, co se s projektem děje. Najděte si přesný a neměnný čas a vhodný komunikační kanál (např. e-mail nebo skupinový chat) a sdělte kolegům, jak jde projekt kupředu. Je to rychlý a efektivní způsob, jak udržovat tým v obraze.

“Dokončení každého sprintu je malý důvod k oslavě – pokaždé
proto vizualizujte, co to znamená v rámci celého projektu.“

2. Povzbuďte lidi, aby se nebáli mluvit. Jedním z nejjednodušších návodů, jak zapojit členy týmu do diskuse, je zeptat se na jejich názor na to, co právě slyšeli. Svou otázku položte konkrétní osobně. Vyhnete se tak momentům ticha, kdy se je vše naoko dokonalé, ale ve skutečnosti si lidi „šetří“ svůj názor na později, aby pak zaplavili vaši e-mailovou schránku. Problémům se dá vyhnout rychlou diskusí přímo na místě.

3. Udělejte meeting o tom, jak projekt postupuje kupředu. Čísla a data také mluví. Je to jazyk faktů, o kterém lze jen stěží pochybovat. Čas od času proto pozvěte svůj tým (a klidně i klienty) na krátkou prezentaci dosažených společných výsledků. Připravte kávu a malé občerstvení a ukažte zúčastněným svůj svět – barevné grafy, Ganttův diagram, statistiky a plány. Díky tomu uvidí projekt i z jiné perspektivy a získají lepší představu, o tom, co vlastně děláte vy sám nebo sama.

#4 Zlepšení komunikace v agilních týmech

Členové vašeho týmu na vás vědomě či podvědomě spoléhají jako na lídra pro komunikaci a vy jim proto musíte dodat pravidla a komunikačními kanály. Nezapomeňte také udržovat vaše kolegy neustále v obraze – využijte soft skills ve spojení s nástroji projektového řízení. Ty dokážou díky vizualizaci mluvit samy za sebe – sdílejte tedy s týmem Ganttův diagram a také třeba WBS z úplně prvního brainstormingu.

Shrnutí

I když existuje vícero ověřených tipů a triků pro zlepšení týmové komunikace, jako projektoví manažeři byste neměli očekávat, že se jimi budou řídit všichni členové vašeho týmy. Je tedy na vás, abyste, zaváděli, testovali a následně i udržovali to, co v komunikaci funguje. K tomu vám může pomoci především spolehlivý, moderní a vizuální software pro projektové řízení se zakomponovanými funkcemi pro zlepšení komunikace v agilních týmech. Dbejte na to, aby byla komunikace ve vašem týmu otevřená a už při prvním brainstormingu vysvětlete, že na názoru každého v týmu záleží. Čím lepší komunikace, tím lepší práce.