Řízení změn jako nezbytná součást úspěšných projektů
Řízení změn je jedna z náležitostí práce projektového manažera, kterou nesnášíme, ale musíme se jí věnovat. Vyžaduje náročný nekompromisní přístup k vlastnímu týmu i klientům, ale je nezbytnou součástí řízení projektů.
Pokud vedeno správně, řízení změn může pomoci finančnímu výkonu firmy i jednotlivých projektů, ale téměř vždy za cenu práce navíc, a tudíž i delší implementace. Úspěch je v tomto případě podmíněn schopností umět správně a jasně plánovat, a i přes nepříjemnosti s tím spojené, umět v klíčovou chvíli prosadit správné řešení. Zároveň samozřejmě platí, že použitím správných nástrojů zvyšujeme naši schopnost vyznat se v projektových změnách i jejich případných dopadech.
Projektové změny a jejich dopady
Bez správné kontroly změn a řízení jejich rozsahu a dopadu se nám snadno může stát, že doručíme řešení, které neodpovídá situaci. Může k tomu dojít, protože se v průběhu projektu požadavky klienta odchýlí od původního zadání. A pokud tyto dílčí změny nikdo neřídil a nekontroloval, není zpětně možné vysledovat, kde přesně jsme sešli z cesty ke správnému řešení.
Když se navíc nakupí velké množství změn, povede to neúprosně k práci navíc, a tudíž k navýšení rozpočtu. Extra požadavky rovná se extra práce, a pokud neuhlídáme klienta právě skrze řízení změn, snadno se nám může stát, že skončíme s prodělečným projektem. Jedině skrze efektivně vedenou komunikaci budete společně schopní minimalizovat počet změn, které budou vyžádány do finální verze projektu.
To samé platí o časovém plánování. Prosté přidávání úkolů na základě požadavků na změnu zcela naruší vaše plánování kapacit. To ve finále může negativně ovlivnit nejen váš, ale i další projekty, na kterých se ve firmě souběžně pracuje. Je proto nutné s přibývajícími změnami adekvátně aktualizovat termíny, a kromě změn řídit i očekávání klienta ohledně doručení samotného řešení.
Identifikujte a rozlišujte změny
Při správném řízení změn jsme schopni klientovi jasně prezentovat potenciální změny, společně s vysvětlením jejich dopadů a významu v rámci celého projektu. V Easy Projectu jsme se s tímto museli popasovat například v případě řízení změn ve výrobním procesu Schneider Electric.
Řada z nás by se raději vyhnula momentům, kdy je potřeba postavit se klientovi nebo vlastnímu týmu, a razantně zamítnout žádosti o změnu. Ale to je právě podstata řízení změn. Mezitím, co některé jsou skutečně nutné, bez jiných se projekt musí obejít, a je to na vás, abyste je dokázali rozlišit.
